Stawki kilometrówki określane są w celu ustalenia zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej – w przypadku pracowników. Natomiast w przypadku przedsiębiorców, używanie własnego – prywatnego samochodu do działalności objęte jest limitem kosztów w wysokości 20%. Jeżeli natomiast przedsiębiorca używa samochodu firmowego a nie prywatnego i chce odliczać 100% kosztów i 100% VAT to musi udowodnić że samochód faktycznie wykorzystywany jest wyłącznie w działalności. Jak to udowodnić? – odpowiedź Ministerstwa jest prosta – podstawą ujęcia 100% wartości wydatków jest szczegółowa kilometrówka!
Kilometrówka 2021 – przedsiębiorca
Osoba prowadza działalność gospodarczą, która wykorzystuje do celów służbowych prywatny samochód osobowy i chce wydatki związanie z jego eksploatacją zaliczyć do kosztów firmowych nie musi prowadzić kilometrówki dla celów podatku dochodowego. Zniosła ten obowiązek Ustawa z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw.
Natomiast ewidencję przebiegu pojazdów muszą obowiązkowo prowadzić przedsiębiorcy, którzy używają osobowych aut firmowych (czyli stanowiących środki trwałe, ale też używanych na podstawie leasingu, najmu lub dzierżawy) jeżeli zdecydują się na odliczanie 100% kosztów w KPiR. Konsekwencją nieprowadzenia kilometrówki jest możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu jedynie 75% kosztów związanych z eksploatacją pojazdów firmowych.
Kilometrówka przedsiębiorcy, który zdecyduje się odliczać 100% kosztów związanych z używaniem firmowego pojazdu do celów działalności zawierać musi:
1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd – dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona przedsiębiorcą;
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Szczegółowe zasady prowadzenia kilometrówki zostały opisane w artykule: Jak rozliczać kilometrówkę w praktyce? – przykłady
Kilometrówka 2021 – pracownicy
Jeżeli zatrudnieni przez przedsiębiorcę pracownicy wykorzystują w pracy prywatne pojazdy, wówczas pracodawca może refundować im koszty użytkowania prywatnych pojazdów rozliczając się z faktycznie przejechanych kilometrów. Należy wtedy założyć ewidencję przebiegu pojazdu.
Zwrot kosztów dla pracownika
Pracodawca jest zobligowany do zwrotu pracownikowi sumy wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr. Kwota zwrócona zatrudnionemu będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Wyjątkiem jest sytuacja, w której przedsiębiorca w wewnętrznym regulaminie ustali wyższe stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. W tym wypadku, kosztem może być wartość wynikająca z przemnożenia faktycznie przejechanych kilometrów przez ustawową stawkę za 1 kilometr.
Przykład 1.
Przedsiębiorca zatrudnia pracownika na stanowisku przedstawiciela handlowego. Zgodnie z umową, pracownik w celu wykonywania pracy będzie użytkował prywatny samochód osobowy o pojemności silnika 1800 cm3. W listopadzie pracownik przejechał 450 km, co wykazał w ewidencji przebiegu pojazdu.
pracodawca zagwarantował zwrot kosztów przejazdu w oparciu o ustawową stawkę za 1 kilometr,
pracodawca zagwarantował zwrot kosztów przejazdu w wysokości 0,95 zł za 1 kilometr.
Jaką kwotę przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
ad. 1. W związku z tym, że pojemność silnika jest większa niż 900 cm3 ustawowa stawka wynosi 0,8358 zł/km.
450 km x 0,8358 zł/km = 376,11 zł – jest to kwota, którą pracodawca zwróci pracownikowi i którą w pełni zaliczy do kosztów uzyskania przychodów.
ad. 2. Pracodawca ustalił z pracownikiem inną niż ustawowa stawkę za 1 kilometr, w związku z tym będzie zobligowany zwrócić mu:
450 km x 0,95 zł/km = 427,50 zł
Przy czym do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć jedynie ilość faktycznie przejechanych kilometrów przez ustawową stawkę:
450 km x 0,8358 zł/km = 376,11 zł
427,50 zł – 376,11 zł = 51,39 zł – kwota ta nie może być kosztem podatkowym.
Stawka za 1 kilometr – kilometrówka pracownika 2021
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy w 2021 roku stawki kilometrówki wynoszą:
- dla samochodu osobowego:
o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
2. dla motocykla – 0,2302 zł,
3. dla motoroweru – 0,1382 zł.
Co ciekawe, ostatnia zmiana stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu miała miejsce w 2007 roku.
Czytaj więcej na: poradnikprzedsiebiorcy.pl
