Nadpłata składek ZUS jest z urzędu zaliczana na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych należności. W niektórych okolicznościach składki mogą zostać zwrócone płatnikowi w formie pieniężnej – taki zwrot następuje jednak zawsze wyłącznie na wniosek płatnika. ZUS ma bezwzględny obowiązek zawiadomienia płatnika o kwocie nadpłaty na jego koncie – z wyjątkiem nadpłaconych należności nieprzekraczających 11,60 zł.

Zgodnie z ogólną zasadą nadpłacone składki w pierwszej kolejności podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o zwrot nadpłaty.

O zaistnieniu nadpłaty składek ZUS płatnik może dowiedzieć się:

we własnym zakresie, np. wskutek analizy listy płac, oświadczeń złożonych przez zatrudnione osoby, dokumentów rozliczeniowych i płatniczych, bądź
bezpośrednio od ZUS.

Nadpłata składkowa w rozliczeniach z ZUS jest najczęściej skutkiem:

opłacenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe obliczonych od nadwyżki ponad roczny limit, odpowiadający 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (w 2020 r. wynoszący 156 810 zł);
skorygowania dokumentacji rozliczeniowej skutkującej obniżeniem podstawy wymiaru składek i kwoty należności ZUS (np. w sytuacji, gdy doszło do nadpłacenia zatrudnionemu wynagrodzenia lub wliczono do podstawy oskładkowania składniki, które powinny być z niej wyłączone);
uiszczenia składek ubezpieczeniowych za dany miesiąc w wysokości wyższej niż kwota wynikająca ze złożonych przez niego za ten miesiąc dokumentów rozliczeniowych z ZUS.

Kiedy nadpłata składek ulega przedawnieniu

Nienależnie opłacone składki (skutkujące nadpłatą), podobnie jak nieopłacone należności składkowe (skutkujące zadłużeniem z tytułu składek), także podlegają przedawnieniu. Oznacza to, że po upływie określonego w przepisach okresu ZUS może skutecznie uchylić się od obowiązku ich zwrotu płatnikowi.

Termin przedawnienia liczymy w zależności od tego, kiedy powstała nadpłata:

jeśli po 31 grudnia 2011 r., to termin ten zaczyna biec od otrzymania zawiadomienia z ZUS lub od faktycznego opłacenia składek – gdy nie było wspomnianego zawiadomienia,
jeśli przed 1 stycznia 2012 r. – to od 1 stycznia 2012 r. (chyba że nadpłata przedawniła się wcześniej).

W konsekwencji, w obecnym stanie prawnym, w stosunku do składek opłaconych po 31 grudnia 2011 r. ich nadpłata przedawnia się po upływie 5 lat, licząc od dnia:

otrzymania zawiadomienia z ZUS,
faktycznego opłacenia składek – w przypadku braku zawiadomienia.

Przedawnienie składek, które stały się wymagalne przed 1 stycznia 2012 r., następowało również po 5 latach, jednak liczonych nie od daty opłacenia składek, lecz od 1 stycznia 2012 r.

Należy podkreślić, że druga z ww. możliwości – czyli zasada liczenia terminu przedawnienia od daty faktycznego opłacenia składek – odnosi się wyłącznie do należności nieprzekraczających wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym (obecnie 11,60 zł). Tylko bowiem w przypadku tak niewielkiej nadpłaty ZUS nie musi zawiadamiać płatnika o jej wystąpieniu.

We wszystkich pozostałych przypadkach ZUS ma bezwzględny obowiązek poinformowania (zawiadomienia) płatnika o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą zostać zwrócone. Potwierdzają to liczne orzeczenia sądów.

W wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 10 stycznia 2020 r. (III AuA 619/19) zostało wskazane, że:

(…) przepisu art. 24 ust. 6g u.s.u.s. [o początkowym terminie biegu przedawnienia – przyp. red.] nie można wykładać w oderwaniu od treści przepisu art. 24 ust. 6b ustawy, który to przepis stanowi jednoznacznie, że zakład zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które zgodnie z ust. 6a mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym. (…) Jedyną okolicznością zwalniającą organ od wysłania zawiadomienia jest wysokość składek podlegających zwrotowi, która nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.

Również w wyroku z 15 listopada 2018 r. ( III AuA 103/18) Sąd Apelacyjny w Łodzi wskazuje, że:

(…) obowiązkiem organu rentowego, wynikającym z art. 24 ust. 6b ustawy, jest zatem zawiadomienie płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które zgodnie z ust. 6a mogą być zwrócone. Jedyną okolicznością zwalniającą jest wysokość składek podlegających zwrotowi, która nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.

Analogiczne stanowisko zajmują także inne sądy apelacyjne oraz Sąd Najwyższy (por. m.in. wyroki SA w Katowicach z 14 lutego 2019 r., III AuA 1420/18, czy SA w Łodzi z 24 czerwca 2015 r., III AuA 1228/14; orzeczenia te opierają się na wykładni Sądu Najwyższego zawartej w wyroku z 8 września 2015 r., I UK 405/14).

W sytuacji gdy ZUS nie wywiązuje się z obowiązku zawiadomienia o nadpłacie, płatnik zawsze może wystąpić o takie zawiadomienie.

Jeśli opłacenie nienależnych składek powstało w związku z przekroczeniem rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, za datę powstania nadpłaty składek uznaje się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji rozliczeniowej korygującej.

Upływ terminu przedawnienia powoduje, że dochodzenie ich zwrotu przez płatnika składek jest wykluczone, co sprawia, że płatnik nie otrzyma od ZUS zwrotu nadpłaty składek np. na konto firmowe lub w formie gotówkowej (art. 77 § 1 Ordynacji podatkowej).

Nienależnie opłacone składki, w stosunku do których nastąpiło przedawnienie ich zwrotu (tj. upłynęło 5 lat od daty ich opłacenia lub otrzymania zawiadomienia o nadpłacie), ZUS może z urzędu zaliczyć na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek.

PRZYKŁAD:

Wrocławska spółka z o.o. w lipcu 2020 r. zorientowała się, że w przypadku pięciu pracowników przez pomyłkę zawyżyła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za listopad i grudzień 2017 r. Wskutek tego błędu za wspomniane miesiące opłaciła do ZUS składki w wyższej kwocie niż należna (i wykazała w dokumentach rozliczeniowych za listopad i grudzień 2017 r. w zawyżonej wysokości). Po skorygowaniu ww. dokumentacji spółka, która nie ma zadłużenia względem organu rentowego, złożyła wniosek o zwrot nadpłaconych składek. W tych okolicznościach miała do tego prawo, gdyż 5-letni termin przedawnienia nienależnie opłaconych składek zaczął biec od daty ich opłacenia, tj. odpowiednio od grudnia 2017 r. (składki za listopad 2017 r.) oraz od stycznia 2018 r. (składki za grudzień 2017 r.).

Źródło: inforfk.pl