Co zrobić, gdy utracimy kasę fiskalną?

Prawa i obowiązki

Jednym z podstawowych urządzeń ewidencyjnych jest kasa fiskalna. Stosuje się ją w przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Obsługa kasy fiskalnej związana jest z wieloma obowiązkami wynikającymi z przepisów podatkowych. Co należy zrobić  w przypadku gdy nastąpi utrata kasy fiskalnej?

Obowiązki związane z kasą fiskalną

Jak już wspomnieliśmy na wstępie, w przypadku podmiotów dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej pojawia się obowiązek ewidencjonowania tego rodzaju zdarzeń na kasie fiskalnej.

Podatnicy prowadzący kasę fiskalną mają wiele obowiązków związanych z kasą fiskalną. Jak podaje art. 111 ust. 3a ustawy VAT, są obowiązani m.in.:

• wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży;
• dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
• poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;
• poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;
• zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

Powyższe wynika bezpośrednio z treści ustawy VAT. Dodatkowo warto wskazać, że wiele kwestii technicznych związanych z obsługą i serwisem kasy określono w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Przykładowo zgodnie z § 34 rozporządzenia w przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:

• wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
• niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
• składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
• sporządza i składa wraz z dokumentami do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

Natomiast w myśl § 36 rozporządzenia w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik nie może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.

Należy jednak zaznaczyć, że w przypadku gdy nastąpi utrata kasy fiskalnej nie ma możliwość skorzystania z ww. procedury. Nie ma bowiem możliwości dokonania odczytu pamięci zagubionej kasy.

Przepisy ustawy VAT oraz przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących określają obowiązki związane z zakończeniem ewidencjonowania obrotu na kasie fiskalnej. Te regulacje nie znajdą jednak zastosowania do przypadku zagubienia kasy fiskalnej

Utrata kasy fiskalnej a obowiązki podatnika

Do tematyki utraty kasy fiskalnej odnosi się § 10 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z tym przepisem w przypadku gdy nastąpi zaginięcie kasy fiskalnej podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni od powzięcia informacji o utracie, powiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku utraty kasy w wyniku kradzieży podatnik dołącza do powiadomienia potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży wydane przez organ ścigania.

W przypadku odzyskania utraconej kasy podatnik:

• niezwłocznie powiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz
• poddaje kasę, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, przy czym ponowne rozpoczęcie prowadzenia ewidencji może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

Jak zatem widać, w przypadku zaginięcia kasy fiskalnej należy o tym fakcie niezwłocznie powiadomić naczelnika urzędu skarbowego. Jeżeli kasa została utracona w wyniku kradzieży, należy dodatkowo dołączyć potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży na policję.

W przypadku utraty kasy fiskalnej podatnik powinien jak najszybciej powiadomić właściwy US o tym fakcie. Przepis nie określa urzędowego wzoru zawiadomienia, co oznacza, że może ono być dokonane w dowolnej formie.

Przekroczenie terminu na zawiadomienie US o utracie kasy fiskalnej 

Może zdarzyć się taka sytuacja, w której termin na zawiadomienie organu podatkowego o utracie kasy zostanie przekroczony.

Trzeba w tym miejscu zauważyć, że niedopełnienie obowiązków formalnych związanych z kasą fiskalną, w tym niezawiadomienie o utracie kasy, stanowi czyn zagrożony odpowiedzialnością karną skarbową przewidzianą w Kodeksie karnym skarbowym. Jak możemy przeczytać w art. 80 § 1 kks, kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych.

Warto w tym miejscu podkreślić, że istnieje możliwość uniknięcia ww. odpowiedzialności poprzez skorzystanie z instytucji czynnego żalu. 

Zgodnie z art. 16 kks nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.

Zawiadomienie jest przy tym bezskuteczne, jeżeli zostało złożone:

• w czasie, kiedy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego;
• po rozpoczęciu przez organ ścigania czynności służbowej, w szczególności przeszukania, czynności sprawdzającej lub kontroli zmierzającej do ujawnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, chyba że czynność ta nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania o ten czyn zabroniony.

W konsekwencji, jeżeli wobec podatnika nie toczą się żadne czynności ze strony organu podatkowego, to nadal istnieje możliwość skorzystania z czynnego żalu. Przy sporządzaniu czynnego żalu należy wskazać, jakie obowiązki zostały naruszone. Dodatkowo warunkiem skuteczności czynnego żalu jest dopełnienie naruszonego obowiązku, w związku z czym podatnik powinien dołączyć zawiadomienie o utracie kasy fiskalnej.

Nawet jeżeli podatnik przekroczy termin na złożenie zawiadomienia o utracie kasy fiskalnej, powinien niezwłocznie dopełnić naruszony obowiązek. Dodatkowo należy dołączyć czynny żal, który uchroni przed odpowiedzialnością karną skarbową.

Należy także zapamiętać, że w przypadku braku kasy fiskalnej nie jest możliwe dokonywanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jak bowiem wynika z art. 111 ust. 3 ustawy VAT, jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. 

Naruszenie wskazanego obowiązku związane jest z wymierzeniem dodatkowej sankcji podatkowej. W myśl art. 111 ust. 2 ustawy VAT w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Źródło: poradnikprzedsiebiorcy.pl